Aplikacja stworzona została na potrzeby podmiotów realizujących zadania inwestycyjne, finansowane ze środków zewnętrznych, w tym dotacje UE. Program służy do gromadzenia danych, związanych z finansowaniem procesu inwestycyjnego (ewidencja faktur i umów) w powiązaniu z dokumentami źródłowymi (decyzji, umowy, faktury, wyciągi bankowe) zapisanymi w formie elektronicznej (skan w formacie PDF). W każdym momencie pracy w systemie istnieje możliwość podglądu dokumentów źródłowych (umowy o dofinansowanie, umowy kredytowe, umowy z Kontrahentami, faktury, wyciągi bankowe oraz wszelka korespondencja dotycząca danego zadania), które dostępne są pod prawym przyciskiem myszki.
Daje możliwość koordynacji wielu zadań inwestycyjnych równocześnie i może być wykorzystywany do prowadzenia ciągłej inwentaryzacji inwestycji w toku, indywidualnie dla każdego z zadań. Może być wykorzystywany na potrzeby różnego rodzaju analiz, dzięki możliwości dynamicznego generowania zestawień wg zadanych kryteriów. Program generuje zestawienia faktur dla potrzeb uruchomienia finansowania komercyjnego (kredyt, obligacje bankowe,) oraz dla potrzeb przygotowania „wniosku o płatność” do Instytucji Zarządzającej danym Programem Unijnym.
Wprost z programu wydrukować można wszystkie niezbędne załączniki do „wniosku o płatność”, czy tez wniosku o uruchomienie kolejnej transzy kredytu, obligacji bankowych( np. umowa z wykonawcą, faktura, opis unijny, wyciąg bankowy potwierdzający dokonanie zapłaty itd.) dzięki czemu eliminujemy ryzyko odrzuceni wniosku ze względu na jego niekompletność. Opisy unijne są definiowane na podstawie wytycznych instytucji Zarządzających i generowane są automatycznie, co eliminuje możliwość popełnienia błędu przy ich tworzeniu. Zarządzanie opisami odbywa się przez Panel Administracyjny.
Program sam wylicza wartość dotacji na podstawie wcześniej zdefiniowanego poziomu kwalifikowalności kosztów oraz poziomu dofinansowania, który podany jest w umowie o dofinansowanie. Dodatkowa funkcja „poza projektem” pozwala przypisać do Projektu koszty nie wchodzące w zakres dofinansowania, a istotne z punktu widzenia prawidłowego ujęcia wartości środka trwałego w księgach rachunkowych, np. nakłady poniesione przed datą kwalifikowalności, roboty dodatkowe.
Wyszukiwanie kontekstowe, pozwala na szybkie odnalezienie i podgląd potrzebnych dokumentów eliminując tym samym stratę czasu na szukanie ich w segregatorach. Program posiada możliwość eksportu zestawień do popularnych formatów plików (xls, PDF, JPG, txt, CSV) co zwiększa spectrum wykorzystania zgromadzonych danych np. eksport do programu typu ERP.
Program posiada cztery poziomy użytkowników (admin, user, power user, guest), co może służyć jako podstawa elektronicznego obiegu dokumentów. Interesującą funkcjonalnością jest użytkownik o prawach dostępu „guest”, który ma możliwość podglądu i eksportu indywidualnie zdefiniowanego zakresu danych. Przydatne np. przy korzystaniu z usług inwestora zastępczego, inżyniera kontraktu, doradcy technicznego. Program posiada możliwość pracy na wielu jednostkach roboczych. Funkcja zdalnego połączenia się z programem likwiduje barierę korzystania z programu tylko w sieci lokalnej i daje nieograniczony terytorialnie dostęp do zgromadzonych danych. Każde zdarzenie jest rejestrowane w programie co daje możliwość nadzoru pracy każdego z użytkowników systemu.
Aplikacja TEON jest dostosowywana indywidualnie do potrzeb każdego Kontrahenta.
