Zakup drukarki biurowej to bardzo poważna inwestycja, która powinna być dogłębnie przemyślana. Niestety, w dalszym ciągu dla wielu przedsiębiorców i przedsiębiorstw najważniejszym kryterium zakupowym jest cena. Pora zmienić to nastawienie, bowiem najtańsze drukarki przeważnie okazują się najdroższe w eksploatacji. Co gorsza, pozostają one daleko w tyle za konkurencją w kwestii praktycznych rozwiązań.
Artykuł sponsorowany
Jaka drukarka do biura jest najlepsza? Na to pytanie nie ma jednoznacznej odpowiedzi, bo każda firma wymagała będzie od takiego sprzętu czegoś innego. Inne urządzenia sprawdzą się w dużych firmach, drukujących dziesiątki tysięcy stron miesięcznie, inne w firmach małych.
W niniejszym wpisie zebraliśmy pięć uniwersalnych porad, dotyczących zakupu idealnej drukarki do biura. Stosując się do nich z pewnością dokonasz odpowiedniego wyboru.
1. Drukarka laserowa czy atramentowa do biura?
To chyba podstawowe pytanie, jakie zada sobie wiele osób myślących o zakupie drukarki do biura. Oba te rodzaje urządzeń stworzono z myślą o nieco innych użytkownikach. Drukarki atramentowe od laserowych różnią się rodzajem wkładu. W tych pierwszych stosuje się tusz w postaci ciekłej, w drugich zaś toner w formie proszku. Tusz nanoszony jest przez mikroskopijne dysze na papier. Drukarka laserowa wykorzystuje tymczasem odbicie promienia lasera, odwzorowującego obraz na naładowanym dodatnio lub ujemnie bębnie światłoczułym.
Drukarki laserowe uchodzą za szybsze, a co za tym idzie bardziej wydajne niż drukarki atramentowe. Przystosowane są do wydruku większej liczby stron w ujęciu miesięcznym i lepiej nadają się do drukowania tekstu. Atramentówki uważa się za doskonalsze w kwestii drukowania grafik i obrazów, ale… dobry laser jest w dzisiejszych czasach w stanie dorównać drukarkom atramentowym.
Z punktu widzenia biura ważna jest też trwałość wydruku. Toner naniesiony na papier uchodzi za bardziej odporny na upływ czasu i działanie niekorzystnych czynników atmosferycznych. To może być ważne w przypadku na przykład drukowania umów lub faktur.
Drukarki laserowe lepiej zniosą też dłuższy czas przestoju. Drukarki atramentowe wymagają natomiast regularnego drukowania.
Do biura jedynym rozsądnym wyborem wydaje się drukarka laserowa – kolorowa lub monochromatyczna.
2. Wybierz sprzęt wszechstronny i wydajny
Stwierdzenie mówiące o tym, że czas to pieniądz może jest banalne i wyświechtane, ale pasuje do mało których sprzętów tak dobrze, jak do drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych. Przyczyna jest oczywista: szybka, sprawna praca to jeden z największych atutów tego rodzaju sprzętów. Wyobraź sobie, że trzeba pilnie wydrukować kilkudziesięciostronicową umowę, w kilku egzemplarzach. Dla najtańszych urządzeń może to być niemałe wyzwanie, ale urządzenia wielofunkcyjne Canon z serii i-SENSYS MF750 drukują nawet 33 strony na minutę i skanują do 100 obrazów na minutę w formacie A4.
Drukarka biurowa obowiązkowo musi oferować automatyczny tryb drukowania dwustronnego, a także dysponować odpowiednio dużymi zasobnikami papieru. Wiele drukarek pozwala na dołączenie do nich akcesoryjnych zasobników papieru. W przypadku Canon i-SENSYS MF754Cdw maksymalna pojemność zbiorników na papier to aż 850 arkuszy.
Wielofunkcyjne kolorowe urządzenie laserowe takie jak: Canon i-SENSYS MF754Cdw jest w stanie drukować, kopiować, skanować, a nawet obsługiwać faksy. Jego wymiary z tacami to przy tym zaledwie 425 × 461 × 430 mm, co czyni go na tyle kompaktowym, aby wygospodarować nań przestrzeń w niewielkim biurze.
Jeśli planujesz drukować nawet kilka tysięcy stron miesięcznie, a drukarka nie jest w wydzielonym pomieszczeniu, zadbaj o komfort pracowników. Canon i-SENSYS MF754Cdw cechuje się mocą akustyczną na poziomie 65 dB lub mniejszym, co czyni urządzenie stosunkowo cichą propozycją. Optymalnie by było, aby drukarka do biura współpracowała ze wszystkimi popularnymi systemami operacyjnymi, a więc: Windows, Linux i macOS. Canon i-SENSYS MF754Cdw wpisuje się w to założenie.
3. Postaw na nowoczesne rozwiązania i technologie
Warto zadbać o to, aby drukarka oferowała coś więcej niż tylko Wi-Fi. Oczywiście bezprzewodowe drukowanie to podstawa w dzisiejszych czasach, ale można operować w znacznie nowocześniejszy sposób. Oparta na chmurze funkcja Universal Print firmy Microsoft, czy też bezpośredni dostęp do dokumentów z usług chmurowych, takich jak: Google Drive, Dropbox i OneDrive to dodatkowy atut. Tego rodzaju wirtualne dyski są nierzadko przecież wykorzystywane w firmach.
Ponadto, warto postawić na urządzenie z dobrze rozwiniętym oprogramowaniem. iW Enterprise Management Console to skalowalne rozwiązanie do centralnego zarządzania całą flotą urządzeń. Z jego poziomu można m.in. dokonać kontroli stanu tonera, wykonać zdalną diagnostykę i automatycznie nadzorować proces wykorzystania materiałów eksploatacyjnych. Pozwala ono na lepszy wgląd w urządzenia z poziomu jednego punktu kontroli, odciążając dział IT, obniżając koszty operacyjne i zwiększając wydajność poprzez usprawnienie wielu procesów.
Rozwiązania marki Canon pozwalają wygodnie optymalizować codzienne zadania poprzez automatyzację. Można na nich drukować zapisane formularze, skanować wprost do wiadomości e-mail, czy też kopiować dokumenty jednym dotknięciem. Ba, nic nie stoi na przeszkodzie, aby dzięki usługom Apple AirPrint i Mopria (Android) drukować z telefonu z dowolnego miejsca na świecie.
4. Zadbaj o możliwie niskie koszty eksploatacji
Cena nie powinna grać pierwszych skrzypiec. Wręcz przeciwnie. Najczęściej jeśli duże pieniądze uda się zaoszczędzić na początku, z nawiązką straci się je w toku eksploatacji urządzenia. Z tego też powodu jednym z głównych kryteriów zakupowych powinny być odpowiednio niskie koszty eksploatacji.
Canon i-SENSYS MF754Cdw dostarczany jest na przykład z czarnym tonerem pozwalającym wydrukować 2100 stron i tonerem C/M/Y o wydajności 1100 stron. Akcesoryjne zasobniki tonerów mają wydajność odpowiednio 7600 stron oraz 5500 stron, pozwalając tym samym zapomnieć o konieczności częstej ich wymiany. Co więcej, kupienie większego zasobnika zawsze wiąże się z oszczędnością.
Przed zakupem sprzętu warto policzyć, ile kosztuje do niego toner i ile stron da się wydrukować za jego pomocą. Da to w przybliżeniu koszt wydruku jednej strony. Pamiętaj oczywiście o tym, że statystycznie nawet 80 procent wydruków z kolorowych urządzeń drukujących jest czarno-biała. Toner czarny zużywał się będzie częściej – jest on jednak przeważnie tańszy od kolorowego.
5. Nie zapominaj o bezpieczeństwie
Producenci elektroniki użytkowej coraz mocniej stawiają na bezpieczeństwo i nic dziwnego, że odpowiednie technologie dedykowane są również środowiskom biznesowym. Jakie znajduje to odzwierciedlenie w świecie drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych? W przypadku drukarek Canon jest to na przykład zaawansowana weryfikacja systemu, chroniąca sprzęt przed hakerami i wirusami natychmiast po uruchomieniu. Co więcej, do poufnych dokumentów dostęp można ograniczyć kodem PIN.
Rzecz jasna drukarki bazujące na Wi-Fi powinny mieć odpowiednio zabezpieczone protokoły sieciowe. W przypadku przytaczanego tu modelu Canon i-SENSYS MF754Cdw są to m.in.: TLS1.3, IPSec, filtrowanie adresów IP, IEEE802.1X, SNMPv3, SSL (HTTPS, IPPS), a także zabezpieczenia: WEP, WPA-PSK, WPA2-PSK, WPA-EAP i WPA2-EAP.
Drukarka laserowa w biurze
Drukarki laserowe uchodzą za mniej awaryjne, szybsze oraz tańsze w obsłudze i utrzymaniu. Trwałość wydruków laserowych jest wyższa niż w przypadku drukarek atramentowych, co może być dla niektórych równie dobrym argumentem przemawiającym za zakupem takiego sprzętu.
Jeżeli weźmiesz pod uwagę powyższe rady i podpowiedzi, na pewno dokonasz dobrego wyboru.
Materiał powstał we współpracy z firmą Canon