Artykuł sponsorowany
Jedną z wielu biznesowych decyzji, jakie musi podjąć niemal każdy przedsiębiorca, jest wybór skrzynki mailowej do swojej firmy. Niektórzy decydują się w tym zakresie na własny serwer, inni zaś na wykupienie skrzynki u zewnętrznego dostawcy poczty lub abonament w usłudze chmurowej. Jakie są wady i zalety tych rozwiązań? Co lepiej sprawdzi się w Twojej firmie? I na co warto zwrócić uwagę przy wyborze danego rozwiązania? Na te i inne pytania odpowiadamy, porównując Google Workspace i zakup własnego serwera do hostingu poczty.
Dostawcy poczty najczęściej świadczą swoje usługi w oparciu o model abonamentowy. To odstrasza część przedsiębiorców, którzy po szybkiej kalkulacji dochodzą do wniosku, że docelowo własny serwer będzie dla nich tańszy, niż comiesięczna opłata subskrypcyjna. Ale czy na pewno?
Koszty
Zacznijmy od tego, że własny serwer to duża początkowa inwestycja, która dla startującej firmy bywa sporym obciążeniem finansowym. I choć może się wydawać, że to wydatek jednorazowy, to w praktyce wcale tak nie jest.
Po zakupie sprzętu konieczna jest bowiem jego konfiguracja. Firmie dochodzą również koszty związane z regularną konserwacją serwera, aktualizacją oprogramowania i usuwaniem ewentualnych usterek. Dlatego zawsze warto się zastanowić, jakim obciążeniem finansowym będzie dla Ciebie opłacanie czasu pracownika, który weźmie na siebie wszystkie te obowiązki.
W przypadku usługi chmurowej, jaką jest Google Workspace, w zamian za niewielką opłatę abonamentową, pozbywasz się nie tylko wszystkich wymienionych powyżej kosztów, ale też problemów, które niesie za sobą utrzymanie własnego serwera. Zarówno za fizyczny sprzęt jak i za sprawne działanie infrastruktury odpowiada tu bowiem producent.
Dostępność usługi
A skoro już przy utrzymaniu infrastruktury jesteśmy… Google gwarantuje swoim użytkownikom, że jego usługi dostępne będą przez 99,999% czasu. Wybierając Google Workspace, nie musisz więc martwić się o to, że brak dostępu do poczty zaprzepaści intratny kontrakt czy wzbudzi niechęć klientów, którzy zostaną obsłużeni w czasie dłuższym, niż by sobie tego życzyli.
Posiadając własny serwer musisz zaś na własną rękę zabezpieczyć się przed takimi zdarzeniami, jak choćby przerwy w dostawie prądu, zalanie czy kradzieże.
Niezawodność
Oczywiście wymienione powyżej zdarzenia losowe zdarzają się stosunkowo rzadko. Pamiętaj jednak, że kiedy samodzielnie hostujesz swoją pocztę, to pracę Twojej firmy na wiele godzin może sparaliżować drobna usterka sprzętu czy oprogramowania.
Wygoda użytkowania
Gmail dla firm, dostępny w ramach Google Workspace, charakteryzuje się funkcjonalnym interfejsem, który od wielu lat jest ciągle udoskonalany przez najlepszych projektantów w branży. To sprawia, że praca w tym narzędziu jest naprawdę wydajna.
Użytkownicy Gmaila cenią sobie również niezwykle skuteczne filtry antyspamowe, dzięki którym nie muszą codziennie przebijać się przez tony niechcianej korespondencji.
Skrzynki pocztowe instalowane na własnych serwerach najczęściej pozostawiają wiele do życzenia zarówno jeśli chodzi o wygodę korzystania z interfejsu, jak i o skuteczność ich filtrów antyspamowych.
Bezpieczeństwo
Nie zapominaj też o hakerach. Licho nie śpi, a ataki cyberprzestępców są częstsze niż mogłoby Ci się wydawać. Twój serwer również może być dla nich łakomym kąskiem. Nawet jeśli włożysz sporo czasu i pieniędzy w to, aby dobrze go zabezpieczyć, to nigdy nie będziesz w stanie osiągnąć w tym zakresie poziomu, który zapewniają dostawcy chmury.
Nad bezpieczeństwem Google Workspace 24 godziny na dobę czuwa szereg specjalistów, co potwierdzają niezależne certyfikaty, takie jak ISO 27018, SOC 3 czy FedRAMP.
Backup danych
Kolejna kwestia, o którą nie musisz się martwić, kiedy korzystasz z Google Workspace, jest backup danych. Google cały czas wykonuje kopie zapasowe Twojej poczty i wszystkich innych plików, które przechowujesz na dostępnym w ramach usługi dysku w chmurze. Prawdopodobieństwo, że stracisz ważne dane, jest tu więc znikome.
Inaczej jest w przypadku własnego serwera, gdzie samodzielnie musisz zadbać o zabezpieczenie plików na wypadek nieprzewidzianych zdarzeń losowych lub wspomnianego już ataku hakerów.
Google Workspace to dodatkowe oprogramowanie
I na koniec jeszcze jedna ważna rzecz. Kupując serwer do hostingu poczty, zyskujesz… serwer do hostingu poczty.
Wybierając Google Workpsace, oprócz bezpiecznej, wygodnej i niezawodnej skrzynki (Gmail) otrzymujesz w pakiecie ponad 10 aplikacji do użytku firmowego. Twój zespół zyska więc dostęp do komunikatora tekstowego (Chat), narzędzia do wideokonferencji (Meet), programów biurowych (Dokumenty, Arkusze, Prezentacje, Formularze), aplikacji do planowania spotkań (Kalendarz), przestrzeni na dysku w chmurze (Dysk), a nawet do prostego kreatora stron internetowych (Witryny). Wszystkie te narzędzia dostępne są w chmurze, co oznacza, że użytkownicy będą mogli z nich korzystać z poziomu przeglądarki lub aplikacji mobilnej.
Podsumowanie
Jeśli w Twojej firmie nie dysponujesz rozbudowanym zespołem IT i zapleczem technicznym, naprawdę dobrze przemyśl decyzję o zakupie serwera. Na rynku dostępne są usługi, które za niewielką opłatę miesięczną ściągają z Ciebie szereg problemów i odpowiedzialności związanych z obsługą firmowej poczty. A w przypadku Google Workspace możesz dodatkowo zyskać wygodne narzędzia do pracy, dzięki którym oszczędzisz mnóstwo pieniędzy, które normalnie musiałbyś wydać na zakup dodatkowego oprogramowania.
Jednakże bez względu do którego rozwiązania jest Ci bliżej, zawsze warto taką usługe przetestować, by ocenić jej możliwości wcześniej. 30 dniowy okres próbny w Google Workspace to jeden z benefitów współpracy z FOTC, podczas gdy Google oferuje 14 dniowy trial. Chcesz dowiedzieć się więcej, co zyskasz we współpracy z Partnerem Google Cloud takim jak FOTC? Odwiedź stronę i poznaj jeszcze więcej korzyści Google Workspace oraz opinie firm, które rozwijają swój biznes w chmurze.
Artykuł sponsorowany na zlecenie FOTC